Verfahrensdoku-Konzept
Leitidee
- Besser eine kleine Verfahrensdokumentation als keine.
- Mit der Verfahrensdokumentation (ganz) klein anfangen und bei Bedarf (beliebig) erweitern.
- Verfahrensdokumentation einfach abhaken.
Das ist die ganz pragmatische Leitidee des Konzeptes von Verfahrensdoku.
Verfahrensdoku bietet allen, die eine PDF-Datei öffnen können,
- eine Vorlage zur Verfahrensdokumentation,
- ein einfach zu handhabendes interaktives Werkzeug zur Ermittlung des Dokumentationsbedarfs, zur Erstellung der Verfahrensdokumentation und zur Verfolgung des Bearbeitungsstands,
- ein einfaches Kommunikationsmittel für die Kommunikation zwischen Unternehmen und Steuerberater während der Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation.
Umkehr der Argumentationslast gegenüber dem Betriebsprüfer
Schon mit einer ganz kleinen Verfahrensdokumentation wird die Argumentationslast bezüglich der Verfahrensdokumentation vom Unternehmen auf den Betriebsprüfer übertragen. Der Betriebsprüfer muss ggf. inhaltlich begründen, warum er die Verfahrensdokumentation für ungenügend hält, und nicht das Unternehmen begründen, warum es keine Verfahrensdokumentation hat.
Zielgruppe Unternehmen
Verfahrensdoku ist ein Angebot an die über 90% der deutschen Unternehmen, auf die mehrere der folgenden Merkmale zutreffen.
Unternehmen
- die das Bedürfnis haben, lästige steuerliche Anforderungen wie die Verfahrensdokumentation schnell, unkompliziert und kostengünstig abhaken zu können,
- deren Buchführung vom Steuerberater erledigt wird,
- die weniger als 10 Mitarbeiter oder überhaupt keine Mitarbeiter haben,
- die sich für die Verfahrensdokumentation kein Dokumentationssystem anschaffen oder in der Cloud nutzen wollen,
- die gar keine oder wenig Erfahrung haben, größere Dokumentationen mit einem komplexen Textverarbeitungssystem wie Microsoft Word zu erstellen und zu formatieren.
Zielgruppe Steuerberater
- Verfahrensdoku ist ein Angebot an alle Steuerberater, die das sperrige Thema Verfahrensdokumentation ihren Mandantenunternehmen auf unkomplizierte Weise nahebringen und abhaken wollen.
- Verfahrensdoku hilft, schnell den Dokumentationsbedarf bei den Mandanten zu ermitteln.
- Verfahrensdoku unterstützt die Kommunikation zwischen Steuerberater und Unternehmen.
- Verfahrensdoku kann von allen Mandanten sofort genutzt werden, denn eine Software zum Öffnen und interaktiven Ausfüllen von PDF-Dateien gibt es in jedem Unternehmen.
Vorgehen
- Verfahrensdoku-Datei mit einer PDF-Software öffnen, beispielsweise dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader.
- Dokumentationsumfang bestimmen. Siehe Muster
- Zutreffendes ankreuzen, auswählen, ergänzen. Siehe Muster
- In Freitextfelder ergänzende kürzere Erläuterungen einfügen. Siehe Muster
- Umfangreichere Erläuterungen und bereits existierende Dokumentationen (beispielsweise Benutzerhandbücher) als separate mitgeltende Unterlagen der Verfahrensdokumentation beifügen. Siehe Muster
- Zur Klärung von Fragen zwischen Unternehmen und Steuerberater die Kommunikationsseite nutzen. Siehe Muster
- Fertige Verfahrensdokumentation abspeichern.
- Regelmäßig (beispielsweise jährlich) prüfen, ob die Verfahrensdokumentation aufgrund veränderter Verfahren angepasst werden muss und die Verfahrensdokumentation ggf. nach Anpassung als neue Version abspeichern.
Für wen sich Verfahrensdoku weniger gut eignet
- Für Unternehmen mit komplexen IT-Landschaften.
- Für Unternehmen, in denen verschiedene Abteilungen an der Erstellung einer Verfahrensdokumentation beteiligt sind und die ausgefeilte Kollaborationsfunktionen benötigen.
- Für Unternehmen, die einen umfassenden Compliancemanangement-Ansatz verfolgen und neben der Verfahrensdokumentation nach GoBD auch IKS, Datenschutz oder IT-Sicherheit in einem einheitlichen System verwalten wollen.
- Für Unternehmen, die einen umfassenden Qualitätsmanagement-Ansatz verfolgen und in der Verfahrensdokumentation nach GoBD nur ein Nebenprodukt sehen, das aus einer wesentlich umfassenderen QM-Dokumentation abgeleitet werden kann.
