In jedem Unternehmen sind teilweise umfangreiche Verfahrensbeschreibungen vorhanden, wenn auch ungeordnet und teilweise nur mündlich. Hier lohnt sich eine Bestandsaufnahme. Daraus lässt sich ein erster Entwurf erstellen. Da kann anhängig von der Größe des Unternehmens, der Komplexität des Verfahrens und dem Risikokalkül des Umfangs ein Zeitaufwand von einem halben Tag bis zu mehreren Wochen entstehen.
Die Beschaffung von Bedienungshandbüchern, Programmbeschreibungen und Programmierbeschreibungen der eingesetzten IT-Programme sowie deren Einbindung in die Verfahrensdokumentation oder deren Referenzierung erfordern Zeit und manchmal auch Fremdkosten.
Finanzieller Aufwand entsteht dadurch, dass bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation mehrere Parteien zusammenwirken müssen. In kleineren Unternehmen sind dies vor allem der Steuerberater, aber auch der oft externe IT-Betreuer, die beraten, welche Daten und Dokumente für die Verfahrensdokumentation relevant sind. In größeren Unternehmen müssen die Steuerabteilung und die IT-Abteilung kooperieren.
In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation anstelle eigener Ressourcen externe Unterstützung zu engagieren (Unternehmens-, IT-, Steuerberater).
