Welche Konsequenzen hat es, wenn keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist?

Das lässt sich allgemein nicht beantworten.

„Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“ führen die GoBD aus (Randziffer 155).

Liegt diese Voraussetzung im konkreten Fall vor? Das kann zwischen Unternehmen und Betriebsprüfer schnell strittig sein.

Manche Betriebsprüfer interessieren sich überhaupt nicht für eine Verfahrensdokumentation. Darauf zu spekulieren, dass dies bei der nächsten Prüfung so sein wird, ist riskant und kann nicht empfohlen werden.

Bemängelt ein Betriebsprüfer das Fehlen einer Verfahrensdokumentation, dann ist eine breite Palette von Konsequenzen möglich, vom erhobenen Zeigefinger bis zum Verwerfen der Buchführung. Mit der Tendenz zu immer schärferen Maßnahmen und Sanktionen seitens des Fiskus.

Am riskantesten ist das Fehlen einer Verfahrensdokumentation bei bargeldintensiven Unternehmen. Da kann es schnell zum Verwerfen der Buchführung und zu Zuschätzungen in Existenz gefährdender Höhe kommen, selbst dann, wenn eine Verfahrensdokumentation existiert, diese aber Mängel hat.

Dennoch ist es immer besser, eine kleine Verfahrensdokumentation zu haben als keine. Denn dann muss der Betriebsprüfer immer inhaltlich argumentieren, wenn er an der Verfahrensdokumentation etwas bemängeln will, und kann sich nicht auf einen formellen Mangel zurückziehen, der bei dem Fehlen einer Verfahrensdokumentation vorliegt.

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